Términos de servicio

01 Sobre estos términos

Estos Términos de servicio ("Términos") se aplican cuando contratas a Aivy Automatizaciones ("Aivy", "nosotros") para servicios de consultoría de IA, diseño, desarrollo y despliegue de automatizaciones o servicios relacionados.

Al firmar una propuesta, aceptar un documento de alcance, pagar una factura o pedirnos que empecemos a trabajar, aceptas estos Términos. Si los aceptas en nombre de una empresa, confirmas que tienes capacidad para obligarla.

Estos Términos conviven con cualquier propuesta firmada, documento de alcance o acuerdo escrito que tengamos contigo. Si hay contradicción, prevalece la propuesta o el documento de alcance firmado para ese encargo concreto.

02 Definiciones

• "Tú", "Cliente": la persona o empresa que contrata los servicios de Aivy.
• "Servicios": la consultoría, el diseño, el desarrollo, el despliegue, la integración, la formación, el soporte y el trabajo relacionado que acordemos prestar en un Encargo.
• "Encargo": un proyecto, piloto, taller, retainer u otra pieza de trabajo cubierta por una propuesta, un documento de alcance o un acuerdo escrito entre ambas partes.
• "Documento de alcance" o "SOW": el documento que describe el alcance, los entregables, el calendario, los honorarios y las premisas de un Encargo concreto.
• "Entregables": los resultados que producimos específicamente para ti en un Encargo (por ejemplo una automatización, una integración, una plantilla de documento, una configuración de prompts, un panel, un informe o un flujo de trabajo configurado).
• "PI preexistente": la propiedad intelectual que cada parte posee o tiene licenciada antes del Encargo, o que desarrolla al margen de él.
• "Datos del Cliente": los datos, contenidos o materiales que nos facilitas, o a los que accedemos por encargo tuyo, para prestar los Servicios.
• "Proveedores de IA": los proveedores externos de modelos, API o plataformas de inteligencia artificial (por ejemplo Anthropic, OpenAI o Google) que usamos para construir u operar los Entregables.

03 Nuestros servicios

Los servicios de Aivy pueden incluir:

• estrategia de IA y diagnósticos de madurez;
• llamadas de descubrimiento, talleres y definición de alcance;
• diseño, construcción y despliegue de automatizaciones e integraciones con IA (facturación y finanzas, documentos, chatbots, integraciones con Holded, Sage, HubSpot y herramientas similares);
• optimización para motores generativos (GEO) y SEO orientado a IA;
• formación y acompañamiento al cambio; y
• soporte, mantenimiento y optimización continuos.

Los servicios concretos de cada Encargo se recogen en su propuesta o documento de alcance. Podemos declinar un trabajo por cualquier motivo razonable, por ejemplo cuando consideremos que queda fuera de nuestra especialidad, de nuestros principios éticos o de nuestra capacidad operativa.

04 Encargos y propuestas

4.1 Cómo trabajamos

Un Encargo típico empieza con una llamada de descubrimiento, seguida de una propuesta o documento de alcance por escrito con el alcance, los entregables, las premisas, el calendario y los honorarios. El Encargo queda confirmado cuando firmas o aceptas la propuesta (la aceptación por email es suficiente) y, cuando proceda, pagas la señal acordada.

4.2 Alcance y premisas

Nuestros presupuestos y plazos se basan en la información que nos facilitas y en las premisas indicadas en la propuesta. Si durante el Encargo cambian de forma sustancial el alcance, las premisas, los accesos, la calidad de los datos o las dependencias de terceros, podremos (actuando de forma razonable):

• acordar contigo una modificación por escrito;
• actualizar el calendario y los honorarios para reflejar el nuevo alcance; o
• pausar el Encargo hasta acordar la modificación.

4.3 Estimaciones y plazos orientativos

Las estimaciones de esfuerzo, coste o plazo que demos fuera de un documento de alcance cerrado son solo eso: estimaciones. Los plazos finales dependen, entre otros factores, de tu capacidad de respuesta, del acceso a los sistemas, de la calidad de los datos y de las dependencias de terceros.

4.4 Tus responsabilidades

Te comprometes a:

• darnos información veraz sobre tus necesidades, sistemas y limitaciones;
• facilitarnos a tiempo el acceso a las personas, datos, cuentas, credenciales y sistemas que razonablemente necesitemos;
• revisar los entregables y darnos feedback y aprobaciones en plazos razonables; y
• garantizar que los datos que compartes con nosotros se tratan lícitamente y que tienes derecho a compartirlos para los fines del Encargo.

05 Honorarios, facturación y pago

5.1 Honorarios

Los honorarios de cada Encargo se recogen en su propuesta o documento de alcance. Pueden estructurarse como precio cerrado por proyecto, retainer mensual, tarifa por horas o una combinación, según lo acordado. Salvo indicación en contra, los honorarios no incluyen IVA; cuando proceda, el IVA se añadirá en factura.

5.2 Señal e hitos

En la mayoría de los Encargos pedimos una señal para confirmar la reserva de capacidad. La señal y los pagos por hitos se detallan en la propuesta. Podemos pausar el trabajo si un hito de pago no se cumple en un plazo razonable.

5.3 Facturación y plazos de pago

Las facturas se pagan en un plazo de catorce (14) días desde su fecha, salvo que la propuesta indique otro plazo. Aceptamos transferencia bancaria (preferida) o tarjeta (pueden aplicarse comisiones de procesamiento).

5.4 Retrasos en el pago

Si una factura no se paga a su vencimiento, podremos:

• pausar el trabajo del Encargo hasta recibir el pago;
• aplicar el interés de demora previsto en la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, desde el vencimiento hasta el pago; y
• repercutir los costes razonables de reclamación y cobro.

5.5 Costes de terceros

Salvo que el documento de alcance diga otra cosa, los costes de terceros (consumo de API de Proveedores de IA, alojamiento, licencias de software, plugins, herramientas premium) no están incluidos en nuestros honorarios: se facturan directamente a tus cuentas o se repercuten a precio de coste.

5.6 Gastos

Los gastos razonables acordados por escrito (por ejemplo desplazamientos para talleres presenciales) se reembolsan a precio de coste.

06 Cancelaciones y reembolsos

6.1 Cancelación por tu parte antes de empezar

Si cancelas un Encargo después de firmar pero antes de que empiece el trabajo, te devolveremos la señal pagada, descontando los costes de terceros no recuperables en los que ya hayamos incurrido a petición tuya.

6.2 Cancelación por tu parte con el trabajo en marcha

Si cancelas un Encargo ya empezado, deberás abonar el trabajo realizado hasta la fecha de cancelación, más los costes de terceros comprometidos y los costes razonables de desmovilización. Te enviaremos la liquidación final (factura o reembolso) en un plazo razonable tras la cancelación.

6.3 Cancelación por nuestra parte

Podremos cancelar un Encargo si:

• incumples de forma sustancial estos Términos o el documento de alcance y no lo subsanas en los catorce (14) días siguientes a nuestro aviso por escrito; o
• surgen circunstancias que hacen que continuar sea inviable, inseguro o contrario a nuestros principios éticos.

Si cancelamos por motivos bajo nuestro control razonable, te devolveremos los honorarios pagados por adelantado correspondientes a trabajo no realizado. Nada en esta cláusula limita los derechos que la ley te reconozca con carácter imperativo.

6.4 Reprogramación

Si necesitas mover un taller, un hito u otro elemento con fecha del Encargo, avísanos lo antes posible. La reprogramación depende de la disponibilidad, y podremos aplicar costes razonables cuando hayamos reservado una capacidad significativa o existan costes de terceros no recuperables.

07 Propiedad intelectual

7.1 PI preexistente

Cada parte conserva la titularidad de su PI preexistente. Nada en estos Términos transfiere la titularidad de la PI preexistente de una parte a la otra.

7.2 Titularidad de los Entregables

Con sujeción a la cláusula 7.3 y al pago íntegro de los honorarios del Encargo, los Entregables producidos específicamente para ti en ese Encargo son tuyos.

7.3 Derechos reservados de Aivy y componentes reutilizables

Conservamos la titularidad, y podemos seguir usando y reutilizando:

• nuestras metodologías, frameworks, herramientas internas, plantillas, librerías, componentes reutilizables y know-how, desarrollados antes o durante un Encargo (los "Componentes Reutilizables");
• los aprendizajes generales, habilidades y experiencia obtenidos al ejecutar Encargos; y
• los Entregables que consistan principalmente en Componentes Reutilizables (sobre los que te concedemos la licencia de la cláusula 7.4).

Cuando los Entregables incorporan Componentes Reutilizables, te concedemos una licencia perpetua, mundial, gratuita y no exclusiva para usarlos tal y como van integrados en esos Entregables, para los fines internos de tu negocio.

7.4 Licencia durante el Encargo

Hasta el pago íntegro de los honorarios del Encargo, te concedemos una licencia no transferible y no exclusiva para usar los Entregables en curso únicamente a los efectos del Encargo (evaluación, pruebas y feedback).

7.5 Componentes de terceros y open source

Los Entregables pueden incorporar software, librerías o modelos de terceros (incluidos componentes open source y las API de los Proveedores de IA). Tu uso de esos componentes queda sujeto a sus licencias, que te identificaremos si nos lo pides.

08 Confidencialidad

8.1 Confidencialidad mutua

Durante un Encargo, cada parte puede recibir información confidencial de la otra (datos de negocio, información financiera, estrategias, metodologías, prompts y configuraciones). Cada parte se compromete a:

• mantener la confidencialidad de esa información;
• usarla solo a los efectos del Encargo; y
• protegerla al menos con el mismo cuidado con el que protege su propia información confidencial de naturaleza similar y, en todo caso, con un cuidado razonable.

8.2 Exclusiones

No es información confidencial la que:

• es o pasa a ser pública sin culpa de la parte receptora;
• ya conocía lícitamente la parte receptora sin obligación de confidencialidad;
• desarrolla la parte receptora de forma independiente sin usar la información de la otra; o
• se recibe lícitamente de un tercero sin obligación de confidencialidad.

8.3 Revelaciones exigidas por ley

Cualquiera de las partes puede revelar información confidencial cuando lo exija la ley, una resolución judicial o un regulador, avisando antes a la otra parte cuando sea razonablemente posible y lícito, para que pueda oponerse o solicitar medidas de protección.

8.4 Casos de éxito y referencias

No publicaremos casos de éxito, testimonios ni referencias que te identifiquen sin tu consentimiento previo por escrito. Sí podremos describir el tipo, el alcance y los resultados del trabajo de forma genérica y anonimizada con fines de marketing.

09 Datos del cliente y proveedores de IA

9.1 Uso de los Datos del Cliente

Usamos los Datos del Cliente únicamente para prestar los Servicios y según lo permitido por estos Términos o el documento de alcance. No vendemos Datos del Cliente. No usamos Datos del Cliente para entrenar modelos de IA, ni propios ni de terceros, salvo que nos des un consentimiento específico por escrito para una finalidad concreta.

9.2 Almacenamiento y seguridad

Aplicamos medidas razonables para proteger los Datos del Cliente: control de accesos, autenticación multifactor, cifrado en tránsito y, cuando es razonablemente posible, en reposo, y proveedores de confianza. Almacenamos los Datos del Cliente en infraestructura acorde con los requisitos que nos indiques, con preferencia por la residencia de datos en la UE cuando es razonablemente posible.

9.3 Proveedores de IA

Construir y operar los Entregables implica normalmente enviar Datos del Cliente a Proveedores de IA. Al contratarnos:

• nos autorizas a enviar Datos del Cliente a los Proveedores de IA en la medida razonablemente necesaria para prestar los Servicios;
• aceptas que los Proveedores de IA pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo (normalmente en Estados Unidos), en cuyo caso se aplican las garantías descritas en nuestra Política de privacidad; y
• aceptas que el tratamiento de los datos por parte de cada Proveedor de IA se rige por sus propios términos. Damos preferencia a proveedores que no usan por defecto los datos enviados por API para entrenar sus modelos, y te diremos qué Proveedores de IA proponemos usar en tu Encargo.

9.4 Devolución o eliminación de los Datos del Cliente

Si nos lo pides, o en un plazo razonable tras finalizar el Encargo, devolveremos o eliminaremos los Datos del Cliente, salvo que la ley exija conservarlos o se acuerde otra cosa por escrito.

9.5 Protección de datos

Cuando los Datos del Cliente incluyen datos personales y los tratamos por cuenta tuya, actuamos como encargados del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, y lo regulamos mediante el correspondiente contrato de encargo. Nuestro tratamiento de datos personales se describe en la Política de privacidad.

10 Resultados de la IA y exenciones

10.1 Naturaleza de los resultados de la IA

Los Entregables que se apoyan en Proveedores de IA generan resultados probabilísticos. Esos resultados pueden contener errores, omisiones, imprecisiones, "alucinaciones" o sesgos no buscados, y pueden no ser aptos para todos los usos sin revisión humana. El comportamiento, las capacidades y los precios de los Proveedores de IA pueden cambiar con el tiempo y afectar a los Entregables.

10.2 Revisión humana y responsabilidad operativa

Salvo pacto expreso por escrito, eres responsable de:

• revisar los resultados generados por IA antes de apoyarte en ellos para decisiones, comunicaciones o acciones con consecuencias regulatorias, legales, financieras, clínicas, de seguridad o reputacionales;
• operar y supervisar los Entregables en tu entorno; y
• cumplir la normativa aplicable a tu uso de los Entregables (incluidos el RGPD, el Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial en lo que corresponda a tu caso de uso, y la normativa sectorial que te aplique).

10.3 Exclusiones específicas

Salvo que lo acordemos expresamente por escrito para un Encargo concreto, los Servicios y los Entregables no son:

• asesoramiento jurídico, contable, fiscal, médico, clínico, financiero ni de ningún otro tipo profesional regulado;
• aptos para aplicaciones de alto riesgo o críticas para la seguridad sin una evaluación específica; ni
• una garantía de alcanzar un resultado de negocio, ROI, porcentaje de precisión, tasa de conversión o métrica similar.

10.4 Garantía del servicio

Garantizamos que prestaremos los Servicios con la diligencia y competencia profesional propias del sector de la consultoría de IA. Esta garantía se suma a cualquier derecho que la ley te reconozca con carácter imperativo (ver sección 11).

11 Responsabilidad

11.1 Derechos imperativos

Nada en estos Términos excluye, restringe ni modifica derechos o garantías que la legislación aplicable no permita excluir, incluidos, cuando proceda, los derechos reconocidos a los consumidores por el Texto Refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.

11.2 Límite de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, y con sujeción a la cláusula 11.1, nuestra responsabilidad total y agregada frente a ti derivada de estos Términos y de todos los Encargos (sea contractual, extracontractual o de otro tipo) queda limitada al total de honorarios que nos hayas pagado por el Encargo afectado en los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

11.3 Daños excluidos

En la máxima medida permitida por la ley, y con sujeción a la cláusula 11.1, ninguna de las partes responde frente a la otra por daños indirectos o consecuenciales, incluidos el lucro cesante, la pérdida de ingresos, de negocio, de datos, de fondo de comercio, de oportunidades o de ahorros previstos, derivados de estos Términos o de cualquier Encargo.

11.4 Concurrencia de culpa

Nuestra responsabilidad podrá reducirse en la medida en que el daño haya sido causado o agravado por ti (por ejemplo, por información inexacta, por no revisar los resultados de la IA, por no operar los Entregables según lo recomendado o por modificaciones no autorizadas de los Entregables).

12 Subcontratistas

Podemos apoyarnos en subcontratistas, partners de ingeniería o proveedores externos para ejecutar partes de los Servicios. Respondemos del trabajo de cualquier subcontratista que contratemos, y todos quedan sujetos a obligaciones de confidencialidad equivalentes a las de estos Términos.

Si nos lo pides, te identificaremos los principales partners de ingeniería y proveedores recurrentes.

13 Resolución del contrato

13.1 Resolución por conveniencia

Cualquiera de las partes puede poner fin a un Encargo por conveniencia mediante aviso por escrito. El plazo de preaviso será el indicado en el documento de alcance o, en su defecto, de treinta (30) días para retainers; en proyectos puntuales se aplican las cláusulas 6.1 y 6.2.

13.2 Resolución por incumplimiento

Cualquiera de las partes puede resolver un Encargo con efecto inmediato, mediante aviso por escrito, si la otra parte:

• incumple de forma sustancial estos Términos o el documento de alcance y no lo subsana en los catorce (14) días siguientes al aviso por escrito;
• entra en concurso de acreedores, se disuelve o cesa en su actividad; o
• incurre en conductas ilícitas, amenazantes o abusivas, o que expongan a cualquiera de las partes a un riesgo relevante reputacional, legal o de seguridad.

13.3 Efectos de la resolución

Al resolverse un Encargo:

• pagarás los Servicios prestados hasta la fecha de resolución y los costes de terceros comprometidos;
• cada parte devolverá o eliminará la información confidencial de la otra (sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación); y
• seguirán vigentes las cláusulas llamadas a sobrevivir (propiedad intelectual, confidencialidad, responsabilidad, ley aplicable y contacto).

14 Ley aplicable y resolución de disputas

Estos Términos se rigen por la legislación española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Madrid capital, salvo que una norma imperativa establezca otro fuero (por ejemplo, si contratas como consumidor).

Antes de acudir a los tribunales (salvo para medidas urgentes), las partes intentarán resolver la disputa de buena fe, escalándola a responsables con capacidad de decisión de cada parte. De mutuo acuerdo, la disputa podrá someterse a mediación, por ejemplo ante el Centro de Mediación de la Cámara Oficial de Comercio, Industria y Servicios de Madrid.

15 Contacto