Automatización documental con IA
para empresas españolas
De facturas y contratos a formularios sanitarios, partes de viajeros y papeleo de cumplimiento — Aivy construye automatización documental de punta a punta para operaciones reales. Extrae, valida, enruta y audita en segundos, no en horas, con el RGPD y la trazabilidad integrados.
¿Qué es la automatización documental con IA?
En toda empresa hay alguien leyendo documentos y tecleando lo que lee en otro sistema — facturas, contratos, formularios, solicitudes, recibos, papeleo de cumplimiento. Es trabajo lento y propenso a errores que escala linealmente con las contrataciones. La automatización documental rompe ese vínculo.
La automatización documental con IA usa visión por computador y modelos de lenguaje para leer documentos como lo haría un humano — encontrando los campos relevantes sin importar el diseño, validando contra reglas, extrayendo datos estructurados y enrutándolos al sistema correcto. Lo que antes necesitaba un equipo de entrada de datos ahora ocurre en segundos, con una trazabilidad mejor de la que cualquier humano podría mantener.
Por qué las empresas españolas no pueden ignorar la automatización documental
Las pymes y empresas españolas generan decenas de miles de documentos al año que hay que procesar — facturas, extractos, solicitudes, formularios. El tratamiento manual cuesta 5-15 € por documento en personal. La automatización con IA lo baja a céntimos por documento mientras mejora la precisión y acelera los flujos posteriores en un orden de magnitud.
¿Qué es la automatización documental con IA?
En toda empresa hay alguien leyendo documentos y tecleando lo que lee en otro sistema — facturas, contratos, formularios, solicitudes, recibos, papeleo de cumplimiento. Es trabajo lento y propenso a errores que escala linealmente con las contrataciones. La automatización documental rompe ese vínculo.
La automatización documental con IA usa visión por computador y modelos de lenguaje para leer documentos como lo haría un humano — encontrando los campos relevantes sin importar el diseño, validando contra reglas, extrayendo datos estructurados y enrutándolos al sistema correcto. Lo que antes necesitaba un equipo de entrada de datos ahora ocurre en segundos, con una trazabilidad mejor de la que cualquier humano podría mantener.
Por qué las empresas españolas no pueden ignorar la automatización documental
Las pymes y empresas españolas generan decenas de miles de documentos al año que hay que procesar — facturas, extractos, solicitudes, formularios. El tratamiento manual cuesta 5-15 € por documento en personal. La automatización con IA lo baja a céntimos por documento mientras mejora la precisión y acelera los flujos posteriores en un orden de magnitud.
Seis sectores donde Aivy entrega automatización documental
Aivy no vende automatización documental genérica. Cada proyecto se da forma alrededor de los tipos de documento, la lógica de extracción, la normativa y el software de tu sector concreto — seis verticales que conocemos a fondo, y los dolores documentales que la IA resuelve de verdad en cada uno.
Automatización documental para asesorías y gestorías
Recibos de clientes, facturas de proveedores, notas de gastos, documentación fuente de los modelos y cartas de encargo extraídos, validados y enrutados automáticamente — sobre Holded, Sage y a3, con la normativa de la Agencia Tributaria y trazabilidad por defecto.
Ver documentos para asesoríasAutomatización documental para clínicas
Formularios de admisión, notas clínicas, cartas de derivación, informes de alta y documentación de aseguradoras extraídos y enrutados junto a Clinic Cloud, Doctoralia y tu software clínico — con RGPD sanitario e historia clínica desde el diseño.
Ver documentos para clínicasAutomatización documental para despachos y firmas
Contratos, arrendamientos, escritos, carpetas de due diligence y dictámenes extraídos, resumidos y estructurados automáticamente — sobre Kleos, Aranzadi, MN Program y Clio, con trazabilidad por expediente lista para revisión deontológica por defecto.
Ver documentos para despachosAutomatización documental para hostelería y turismo
Partes de viajeros para el registro (SES Hospedajes), facturas de proveedores, albaranes, escandallos y documentación de eventos generados y procesados automáticamente — conectado a tu PMS y tu TPV, con el registro de viajeros y Hacienda siempre al día.
Ver documentos para hosteleríaAutomatización documental para inmobiliarias
Contratos de arras, compraventas, alquileres, solicitudes de inquilinos y notas simples generados y enrutados en minutos — sobre Inmovilla, Witei y tu CRM, con la LAU y la normativa autonómica de fianzas integradas.
Ver documentos para inmobiliariasAutomatización documental para marcas de ecommerce
Descripciones de producto a escala de catálogo, pedidos a proveedores, papeleo de devoluciones, declaraciones de aduana y documentación de envíos — con tu voz de marca, la normativa de consumo y tu stack de Shopify, WooCommerce y Cin7.
Ver documentos para ecommerceSeguridad, cumplimiento y trazabilidad para tu automatización documental
Protección de datos para documentos sensibles
Los datos de clientes, pacientes y operaciones quedan seguros desde el primer día. Nuestra automatización cumple el RGPD, la LOPDGDD y las obligaciones sectoriales, con almacenamiento cifrado, acceso por roles y trazabilidad de cada documento, plantilla y firma electrónica.
Implantación rápida y acompañada
Adaptamos la puesta en marcha al flujo de tu equipo — del descubrimiento al despliegue. La automatización documental entra en marcha en semanas, con formación guiada y una guía clara para que tus equipos generen y gestionen documentos con confianza.
Registros transparentes para el cumplimiento
El control de versiones automático y los registros de firma electrónica simplifican las revisiones internas, los requisitos de la Agencia Tributaria y las auditorías. Genera informes al instante para demostrar el cumplimiento.
Por qué Aivy para automatización documental
La mayoría de proyectos de automatización documental cumplen en la extracción pero fallan en el resto — huecos de validación, excepciones manuales, sin trazabilidad, con dependencia del proveedor. Nosotros construimos el flujo completo.
Flujo de punta a punta, no solo extracción
La mayoría de herramientas se quedan en el OCR. Nosotros diseñamos el pipeline completo — extraer, validar contra tus reglas de negocio, enrutar por matriz de aprobación, contabilizar en tu ERP y registrar cada acción para auditoría. El sistema que escala más allá de la demo.
Cumplimiento español, de serie
Requisitos de la Agencia Tributaria, Registro Mercantil, RGPD y LOPDGDD, reglas sectoriales (financiero, sanitario, registro de viajeros). Diseñado para la normativa española desde el primer día — no parcheado cuando falla la auditoría.
Tuyo, sin dependencia del proveedor
Funciona en tu infraestructura o en cloud de confianza de la UE. Tus datos son tuyos. Traspasamos guías de operación, código fuente cuando aplica y SLA continuo — para que nunca quedes rehén de requisitos cambiantes.
Cómo construimos la automatización documental
Una metodología en cuatro pasos que escala más allá de la extracción. Construida alrededor de tus documentos reales y tus sistemas reales — no de una plataforma genérica.
Auditamos tu operación documental
Mapeamos tus flujos actuales — qué entra, quién lo gestiona, dónde están los cuellos de botella. Volumen, tasa de error, coste por documento, impacto aguas abajo. La línea base que define el éxito.
Construimos el pipeline de extracción
Extracción con IA con puntuación de confianza, reglas de validación contra tu lógica de negocio, gestión de excepciones para los casos límite y humano en el circuito donde hace falta. Entrenado con tus documentos reales, no con muestras genéricas.
Integramos con tus sistemas
Conectamos con tu ERP, CRM, plataforma contable, almacenamiento documental o apps a medida. Sincronización bidireccional donde hace falta, registros de auditoría de cada acción, sin silos de datos entre sistemas.
Traspasamos con guías y SLA
Documentación, código fuente cuando aplica, paneles de monitorización y SLA continuo. El sistema es tuyo. Estamos disponibles para evolucionarlo a medida que tu negocio crece.
Convierte la gestión documental manual en capacidad operativa
La automatización documental con IA no va de sustituir a tu equipo — va de quitar el trabajo que impide a tu equipo hacer lo que importa. Tres resultados medibles que la mayoría de empresas ven en las primeras 8 semanas de un piloto de Aivy.
Libera a tu equipo de la entrada manual de datos
Facturas, recibos, formularios de admisión, contratos y solicitudes dejan de necesitar a un humano que los lea y teclee su contenido en otro sistema. El personal senior deja de revisar documentos de bajo riesgo línea a línea. Los juniors dejan de teclear los mismos campos en Word, Holded o tu software de gestión una y otra vez.
60-80% de tiempo ahorrado en entrada de datosProcesa documentos a volumen sin hacer crecer al equipo
Cuando el volumen documental se dobla o triplica — temporada alta, cierre fiscal, una operación de M&A, una inspección — la IA absorbe la carga extra sin que añadas plantilla. El mismo equipo, las mismas horas, el triple de capacidad. La operación documental deja de ser el cuello de botella que limita cuántos clientes o transacciones puede asumir tu negocio.
3× volumen, la misma plantillaCaza los errores antes de que lleguen a tus sistemas
La extracción con IA con capas de validación cruza cada campo contra reglas de negocio, patrones históricos y fuentes de datos externas. Líneas de IVA mal codificadas, facturas duplicadas, NIFs que no cuadran — marcados en la cola, no descubiertos tres meses después en una revisión. Las extracciones de baja confianza se derivan a un humano; sin fallos silenciosos.
Menos del 1% de error vs 3-5% manualAutomatización documental en Madrid, Barcelona y Valencia
Convierte facturas, contratos y formularios en datos estructurados, operes donde operes. Mira cómo trabaja Aivy en tu ciudad.
Madrid
Extracción, validación y enrutado de documentos para empresas de Madrid, volcando datos limpios directamente en Holded, tu CRM o tu ERP.
Agencia de IA en MadridBarcelona
Extracción, validación y enrutado documental para empresas de Barcelona y Cataluña — con puertas de validación en cada paso y trazabilidad completa.
Agencia de IA en BarcelonaValencia
Facturas, partes de viajeros y contratos procesados automáticamente para pymes de Valencia y su área — de la bandeja de entrada al sistema correcto sin teclear.
Agencia de IA en ValenciaPreguntas frecuentes sobre automatización documental con IA
Todo lo que las empresas preguntan antes de automatizar sus flujos documentales. ¿No encuentras lo que buscas? Háblalo con nosotros en una llamada gratuita de 30 minutos.