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De tres sistemas a una sola consola para la tienda de segunda mano
Una tienda australiana de segunda mano, que vende en depósito (el vendedor deja sus prendas y cobra cuando se venden), alquila percheros a vendedores por unas semanas, con dos modalidades: servicio completo o autoservicio. Funciona con Shopify, Xero (su programa de contabilidad) y un TPV especializado en venta en depósito, y cada vez que vence un perchero toca introducir facturas a mano en Xero, descontar las cuotas del perchero línea a línea y llevar de memoria los apartados (prendas reservadas que el cliente paga a plazos). Diseñamos una consola de operaciones que se apoya en los tres sistemas: la dueña conserva sus herramientas y se olvida de volver a teclear.
Explora el diseño
- Todo es sintético: una tienda ficticia ("Rackhouse Preloved"), con vendedores y cifras inventados. Ningún dato de cliente.
- Es solo un diseño visual: una maqueta estática de la consola, así que no hay nada que configurar ni nada que romper.
- Sin registrarte: recorre percheros, liquidaciones, apartados y aprobaciones tal como se le presentaron a la clienta.
- La demo está en inglés (se construyó para el mercado australiano).
El problema
- Cuando vence un perchero, la liquidación se lee línea a línea en el TPV y cada factura se teclea a mano en Xero, de cinco a diez veces por semana.
- De cada liquidación hay que descontar la cuota del perchero y las prórrogas e imputarlas a la cuenta contable correcta. Sin fallar ni una vez.
- A un vendedor nunca se le puede pagar un apartado antes de que el cliente termine de pagarlo. Hoy esa garantía consiste en una factura aparte y en acordarse.
- Un vendedor nuevo se da de alta en dos o tres sitios, y un código de producto repetido hace fallar sin avisar la importación a contabilidad.
- Las altas en el portal se cotejan a mano con las reservas reales de percheros para que no se cuele una cuenta falsa o de la competencia, y es fácil dejarse alguna.
Shopify, Xero y el TPV de venta en depósito siguen. La consola está pensada para leer los datos de los tres y dejar el trabajo preparado; no sustituye a ninguno.
liquidaciones pagadas sin que intervenga una persona. Cada factura espera a que la dueña la confirme, y los apartados quedan retenidos hasta que la venta está pagada del todo.
Para qué está pensada la consola
Toda la semana en una pantalla
Lo que se debe a los vendedores, qué percheros vencen esta semana, qué apartados están retenidos y quién espera aprobación, en un solo panel en lugar de en tres pestañas abiertas.
Vence el perchero, la factura queda lista en Xero
La liquidación sale del TPV, las cuotas del perchero y las prórrogas se descuentan en sus cuentas contables y con un clic se crea la factura en Xero. Una vez pagada, se marca como tal en los dos lados.
Apartados que se retienen solos
La consola vigila el pedido en Shopify y deja la liquidación en "esperando al cliente" hasta que la venta se cobra entera, y entonces la marca como lista para pagar. Sin facturas aparte y sin tener que acordarse.
Vendedores nuevos, dados de alta una sola vez
Un único formulario en el mostrador crea el contacto en Xero con los datos bancarios, la ficha del vendedor en el TPV y un código de producto único, comprobado para que no se repita y las importaciones dejen de fallar.
Aprobaciones con las comprobaciones ya hechas
Las altas en el portal se cotejan con las reservas reales de percheros y con posibles duplicados antes de que la dueña pulse Aprobar. Los títulos de los artículos de autoservicio se revisan según las normas de la tienda y luego los artículos se publican en Shopify con su código de producto y sus etiquetas.
Un vistazo por dentro
La maqueta navegable que se repasó con la clienta, cargada con datos de ejemplo. Todos los nombres, códigos y cifras son inventados.
Cómo funcionaría en producción
Sin cambiar de herramientas
Shopify, Xero y el TPV de siempre siguen siendo los sistemas de referencia. Así debería ser la IA para tiendas de segunda mano: una capa que coordina por encima del TPV, sin tirarlo todo para empezar de cero.
Con los límites del TPV
El TPV que usan hoy no tiene API pública, así que el diseño se apoya en exportaciones de un clic y ficheros listos para importar, y está previsto que esos últimos pasos manuales vayan desapareciendo con el tiempo.
Firma la dueña
No se crea ninguna factura ni se paga ninguna liquidación sin que una persona la confirme. Retener los apartados es lo que hace el sistema por defecto, no un recordatorio.
Cómo se trasladaría a una tienda española
El programa de contabilidad
En España, la parte de Xero se conectaría al programa de contabilidad que ya use la tienda, por ejemplo Holded, Sage o a3, y Shopify seguiría igual. Qué se puede conectar en cada caso habría que comprobarlo antes: hoy no hay ninguna de esas integraciones hecha.
IVA y facturas
El alquiler del perchero es un servicio de la tienda y lleva IVA; cómo tributa cada venta en depósito conviene cerrarlo con la asesoría antes de automatizar nada. Y si la consola llegara a emitir facturas, tendría que hacerlo con un programa de facturación adaptado al reglamento de sistemas de facturación (Verifactu).
Devoluciones antes de liquidar
En las ventas online por Shopify a particulares, el consumidor tiene 14 días naturales para desistir de la compra, así que la consola tendría que esperar a que pase ese plazo antes de dar por buena una liquidación, igual que ya retiene los apartados hasta el último pago.
Lo que esta página no afirma
Ni porcentajes de retorno inventados ni reseñas anónimas de cinco estrellas. Esto es un diseño de solución: una maqueta estática y navegable con datos de ejemplo, montada entre las reuniones de definición del alcance para que la dueña pudiera repasar su propia semana con ella antes de comprometerse a un desarrollo. Todavía no hay código funcionando detrás. Si el desarrollo sale adelante y llega a producción, esta página tendrá cifras reales, y no antes. La adaptación a España que describe esta página es una propuesta: este sistema no está funcionando en ninguna empresa española.
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Cuéntanos en qué se te va la semana. Si encaja, lo siguiente que verás es un diseño como este hecho para tu propio proceso, no una propuesta genérica.