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Tres marcas de clínica, un solo centro de mando para hablar con pacientes
Un grupo de telemedicina de Sídney con tres clínicas tenía una plataforma de marketing distinta detrás de cada marca, una recepción compartida que atendía a las tres y una campaña automática de SMS que había dejado de enviar mensajes sin que nadie se diera cuenta. Construimos un prototipo funcional de un único centro de operaciones: los SMS, los contactos nuevos y las campañas de todas las marcas en una sola vista, sin tocar para nada el software clínico. Es una forma práctica de llevar la IA a un grupo de clínicas: como ayuda, por fases y con aprobación humana.
Explora el prototipo real
- Todo es ficticio: "Harbourpoint Health" y sus tres marcas de clínica son inventadas, con pacientes y mensajes sintéticos.
- Una copia estática congelada: las pantallas del desarrollo real, sin ningún script, sin llamadas a la IA en directo y sin posibilidad de enviar un solo SMS.
- Sin registrarte y sin nada que romper: recorre el panel, la bandeja de entrada, los pacientes, los formularios de captación y las campañas.
- La demo está en inglés (se construyó para el mercado australiano).
El problema
- Tres marcas eran tres herramientas de mensajería: dos clínicas en Podium y la tercera a medio migrar a GoHighLevel. Nadie veía de un vistazo toda la comunicación con pacientes.
- Los contactos nuevos entraban por los formularios web, los anuncios y el teléfono, cada uno en una herramienta distinta, así que el seguimiento dependía de a qué clínica preguntaras.
- Un SMS de reactivación a los seis meses había dejado de salir sin hacer ruido dentro de la herramienta de marketing, y nadie sabía dónde ni por qué.
- Cada recepción contestaba el mismo tipo de mensajes clínica por clínica, sin bandeja compartida, sin clasificar por prioridad y sin ver quién llevaba más tiempo esperando.
- Los sistemas clínicos (Best Practice y Halaxy, dos programas de gestión de consultas muy extendidos en Australia) no se podían tocar: cualquier solución tenía que funcionar al lado del programa de gestión de la consulta, nunca dentro.
en un solo panel: pacientes, volumen de SMS, contactos nuevos y recordatorios programados de cada marca, con filtro por clínica.
mensajes de la IA en directo. El asistente de IA se entrega como una vista previa claramente marcada: en la fase 1 ningún texto generado por la IA llega a un paciente, y en la demo todos los envíos son simulados.
Qué hace el prototipo
Un panel para todo el grupo
Una cola de asuntos pendientes y un resumen semanal (pacientes, SMS enviados, contactos nuevos, recordatorios) de las tres marcas, con un clic para filtrar por una sola clínica.
Una bandeja de SMS compartida
Todas las conversaciones de todas las marcas en una lista, etiquetadas por clínica y estado: pendiente del equipo, abierta, resuelta. Se contesta desde un solo sitio, no desde tres herramientas.
Captación conectada a las webs de cada marca
Formularios de captación por clínica, con un fragmento de código para insertarlos y una página de clínica simulada que muestra el formulario ya colocado. Lo que se envía llega a la misma plataforma que las conversaciones.
Campañas automáticas que se ven
Secuencias de bienvenida, recordatorios y reactivación como líneas de tiempo visibles, con el número de pacientes inscritos. El SMS de los seis meses que fallaba pasa a ser una tarjeta en pausa con una nota, no un fallo silencioso.
Un asistente de IA, presentado con honestidad
La clasificación de mensajes y las respuestas sugeridas se muestran como una vista previa de la fase 2, marcada claramente como no activa. Solo se activan tras una revisión de cumplimiento normativo, y el equipo aprueba cada mensaje.
Un vistazo por dentro
El panel multiclínica del prototipo real, cargado con el grupo ficticio Harbourpoint Health. Nada de lo que se ve son datos de clientes.
Cómo funciona en producción
Un motor de mensajería probado
Los SMS salen por ClickSend, orquestados con n8n, la misma combinación que Aivy ya tiene en producción para un cliente australiano de logística. Lo único nuevo es la parte propia de las clínicas.
Sin cambiar de programa de gestión
Best Practice y Halaxy siguen siendo el sistema clínico de referencia. La plataforma se ocupa solo de la comunicación comercial y la captación, y nunca toca historias clínicas.
La IA, detrás de una revisión de cumplimiento
La clasificación con IA y las respuestas redactadas solo se activan en una fase posterior, después de una revisión de privacidad y cumplimiento, y una persona del equipo aprueba cada mensaje antes de que salga.
Cómo se trasladaría a un grupo de clínicas español
Datos de salud, con sus reglas
Los mensajes de pacientes pueden llevar datos de salud, que el RGPD y la LOPDGDD tratan como categoría especial. La revisión de cumplimiento que abre la fase de IA se haría con ese marco: contrato de encargo del tratamiento con cada proveedor, alojamiento en la Unión Europea y, si procede, una evaluación de impacto.
La historia clínica no se toca
Igual que en Sídney, la plataforma trabajaría al lado del programa de gestión que ya use cada clínica. La historia clínica, que en España regula la Ley 41/2002 de autonomía del paciente, se queda donde está: aquí solo entran la captación y la comunicación.
Campañas con consentimiento
Un recordatorio de cita forma parte del servicio, pero una campaña de reactivación es una comunicación comercial, y por SMS la regula la LSSI (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información). Convendría registrar qué marca tiene el permiso de cada paciente y dar siempre una forma sencilla de darse de baja.
Lo que esta página no afirma
Ni porcentajes de retorno inventados ni reseñas anónimas de cinco estrellas. Es un prototipo de demostración construido en pocos días para una primera reunión con un posible cliente, con datos sintéticos de principio a fin. La conversación no pasó de la demo, así que nada de esto está en producción y no hay resultados que contar. La demo de arriba es una copia estática congelada del desarrollo real: pantallas reales, grupo ficticio y acciones desactivadas. La adaptación a España que describe esta página es una propuesta: este sistema no está funcionando en ninguna empresa española.
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Cuéntanos dónde se pierden los mensajes. Si encaja, lo siguiente que verás es un prototipo funcional sobre tu propio proceso, no una propuesta.