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Cuadrante de turnos y planes de cuidados, por fin juntos
Una empresa australiana de servicios sociosanitarios, que presta cuidados y cede personal de enfermería a residencias de mayores, funciona a base de correo: las residencias mandan listas de turnos sin cubrir, un pequeño equipo de oficina vuelve a teclear esos turnos en el programa de cuidados y la primera agencia que ofrece el turno a su gente se queda con el trabajo. Construimos un prototipo funcional de una plataforma de gestión de turnos con IA que lee esos correos, ofrece los turnos al personal con un clic, muestra en tiempo real quién está dónde y redacta los planes de cuidados, todo ello sin escribir ni un solo registro en el sistema que ya tenían.
Explora el prototipo real
- Todo es sintético: una empresa ficticia ("Fernhill Care"), con residencias, personal y turnos inventados. Ningún dato de cliente.
- Una copia estática: 16 pantallas reales del prototipo (las vistas de escritorio de la oficina y la app móvil de enfermería) congeladas con datos de ejemplo. Nada funciona en directo y nada se puede romper.
- Sin registrarte: recorre las vistas de la oficina y la app de enfermería tal como se construyeron, y pasa de una a otra desde la barra superior.
- La demo está en inglés (se construyó para el mercado australiano).
El problema
- Cada correo de una residencia trae de 50 a más de 100 turnos sin cubrir. Hay que teclearlos uno a uno en el programa de cuidados antes de poder ofrecérselos a nadie.
- Es una carrera. Otras agencias reciben el mismo correo y el turno se lo lleva la primera que propone a una enfermera. Tardar en introducirlos no es solo perder tiempo: es perder facturación.
- Las llamadas fuera de horario llegan como un mensaje confuso de un servicio de atención telefónica externo, y alguien de la oficina duerme con el móvil al lado por si hay que cubrir un turno de las 6 de la mañana.
- Cada semana hay unas cuantas personas que se olvidan de fichar la salida. La oficina las persigue una a una, porque las residencias piden un justificante de asistencia y la nómina depende de ello.
- La API del programa de cuidados que ya usan es de solo lectura. Nada externo puede crear turnos en él, así que cualquier herramienta nueva tiene que convivir con ese registro sin tocarlo.
turnos sin cubrir pueden llegar en un solo correo de una residencia, y antes de este desarrollo se tecleaban todos a mano.
cambios escritos en el registro de cuidados actual. La integración es de solo lectura a propósito: los cuadrantes se leen del sistema actual y nunca se escribe nada de vuelta.
Qué hace el prototipo
Llega un correo con turnos y la IA lo lee
La oficina pega o reenvía el correo de la residencia. Claude extrae cada turno, centro, fecha, hora y perfil, y asigna a cada borrador un nivel de confianza.
Nada existe hasta que una persona lo aprueba
La oficina revisa los borradores, corrige lo que el sistema no tenía claro y los aprueba. Solo entonces el borrador pasa a ser un turno de verdad en el cuadrante.
Turnos ofrecidos con un clic
El sistema cruza el perfil y la disponibilidad de cada persona y le ofrece el turno por SMS. La base de datos garantiza que el turno es para quien acepta primero, así que nunca se cubre dos veces, y la residencia recibe el aviso en cuanto queda cubierto.
Quién está dónde, en tiempo real
Las enfermeras aceptan turnos y fichan la entrada y la salida desde el móvil, con la ubicación GPS en cada fichaje. La pantalla de inicio de la oficina solo enseña lo que se sale de lo normal: quién no ha fichado, salidas sin fichar, turnos urgentes sin cubrir y quién está trabajando ahora.
Planes de cuidados a partir de los informes de derivación
Se suben los informes del médico de cabecera, del terapeuta ocupacional y de derivación, y la IA redacta un plan de cuidados estructurado, copiando los datos clínicos tal cual en vez de inventarlos. El equipo lo revisa y lo sube él mismo al registro de cuidados.
Cómo funciona en producción
Alojado en Australia
El prototipo entero, aplicación y base de datos, funciona en centros de datos de Sídney. El tratamiento de datos de salud reales en producción se contrata como una partida propia y firmada, nunca como un añadido de última hora.
Sin cambiar de sistema
La historia clínica y la facturación a la administración siguen en el programa de cuidados de siempre. Esta plataforma trabaja a su lado: lee lo que necesita y no escribe nada, así que el registro actual no se puede romper.
Firma una persona
La IA prepara turnos y planes de cuidados, pero no decide nada. La oficina aprueba cada turno y una persona revisa cada plan de cuidados antes de que salga a ningún sitio.
Cómo se trasladaría a una empresa española
Residencias y ayuda a domicilio
En España, el mismo sistema encajaría en una empresa que cubre turnos de enfermería y de gerocultores en residencias de mayores, o en una que presta el servicio de ayuda a domicilio para un ayuntamiento. Ojo con la figura: en España, ceder trabajadores a otra empresa solo es legal a través de una empresa de trabajo temporal autorizada; si no, lo que la residencia tendría que contratar es el servicio completo, no a las personas.
Planes de atención con su marco
El borrador de la IA serviría para preparar el plan de atención individualizado de cada residente o usuario y, si la persona tiene reconocida la situación de dependencia, tendría que encajar con los servicios de su Programa Individual de Atención (PIA), que aprueban los servicios sociales de la comunidad autónoma conforme a la Ley 39/2006, de Dependencia.
Turnos, fichajes y datos
El cuadrante tendría que respetar el convenio colectivo que se aplique (a menudo, el estatal de servicios de atención a las personas dependientes), y el fichaje desde el móvil podría servir también como registro de jornada. Antes habría que informar a la plantilla de que el fichaje guarda la ubicación, como pide la LOPDGDD para la geolocalización, y los datos de salud, que el RGPD trata como categoría especial, se alojarían en la Unión Europea en vez de en Sídney.
Lo que esta página no afirma
Ni porcentajes de retorno inventados ni reseñas anónimas de cinco estrellas. Es un prototipo funcional construido en pocos días con datos anonimizados, que el cliente tiene ya delante dentro de un proyecto que sigue abierto. Que el sistema de cuidados solo se lea, sin escribir nunca en él, es una condición de diseño que se acordó, y el tratamiento de datos de salud reales en producción es un trabajo aparte, con su propio alcance. Cuando un desarrollo así llega a producción, la sección de resultados lleva cifras reales, y no antes. La adaptación a España que describe esta página es una propuesta: este sistema no está funcionando en ninguna empresa española.
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¿Compites con otras agencias por cubrir los mismos turnos?
Cuéntanos en qué se te van las horas. Si encaja, lo siguiente que verás es un prototipo funcional sobre tu propio proceso, no una propuesta.