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Una consola financiera para 19 centros de lavado
Un grupo de túneles de lavado de coches de la costa este de Australia gestiona 19 centros, además de una división de servicio y suministro que fabrica e instala sus propios equipos de lavado. Las finanzas del grupo se llevaban con QuickBooks, hojas de cálculo y un único contable veterano: las mañanas se iban en volver a teclear la recaudación centro por centro, mientras las horas y las piezas de las instalaciones propias acababan, sin que nadie lo viera, contabilizadas como sueldos y reparaciones.
Construimos un prototipo funcional de la solución: una consola financiera que se alimenta por la noche de Xero, de los cuadrantes de Tanda, de las tarjetas de gasto de Weel y de la recaudación de cada centro. Cada mañana concilia los 19 centros con el banco, contabiliza las facturas de proveedores con reglas que decide el asesor contable del grupo y deja en cola solo las excepciones que de verdad necesitan a una persona. Una aplicación complementaria para el equipo técnico recoge horas, tiques y piezas en el momento, y todo acaba en Xero y en el almacén de datos BigQuery del propio grupo. Todas las cifras del prototipo son sintéticas.
Prueba el prototipo real
- Todo es sintético: un grupo de lavado ficticio ("Aquavale"), con centros y proveedores inventados y ningún dato de cliente.
- Sin sistemas reales conectados: la contabilidad, los cuadrantes y los gastos están simulados, así que no hay nada que configurar ni nada que se pueda romper.
- Sin registrarte: recorre todas las pantallas, aprueba una factura y activa una instalación como inmovilizado.
- La demo está en inglés (se construyó para el mercado australiano).
El problema
- La recaudación de 19 centros, entre TPV, liquidaciones de tarjeta y efectivo, se cuadra a mano con el banco. Eso se lleva casi toda la mañana, todas las mañanas.
- El equipo técnico fabrica e instala equipos de lavado, pero sus horas acaban en sueldos y sus piezas en reparaciones. Hay instalaciones de seis cifras que nunca aparecen en el balance como el activo que son.
- Las piezas que se compran con tarjeta de gasto rara vez llegan a imputarse a la obra para la que se compraron, y el stock del almacén ni siquiera está en la contabilidad.
- El trabajo experimental que podría acogerse a los incentivos fiscales a la I+D nunca se documenta, así que el asesor no tiene nada que valorar.
- Las reglas de todo esto están en la cabeza de un único contable veterano, y ese contable se jubila.
centros conciliados con el banco en una sola pantalla cada mañana: recaudación del TPV = tarjeta + efectivo = ingreso en el banco, y solo salen a la vista los descuadres.
asientos contabilizados sin una persona o una regla aprobada por el asesor contable detrás. Las partidas de I+D solo se marcan como candidatas; quien valora si cumplen los requisitos es el asesor del grupo.
Qué hace el prototipo
Los datos llegan antes que la gente de la oficina
Por la noche y a primera hora, Xero, los cuadrantes de Tanda, el gasto con tarjetas de Weel y la recaudación del TPV de cada centro se sincronizan en una sola consola. Nada de volver a teclear ni de mover CSV de un lado a otro.
Lo rutinario lo clasifican las reglas del asesor contable
Las facturas de proveedores y los gastos con tarjeta llegan ya imputados según una tabla de reglas escritas en lenguaje sencillo que decide el asesor contable del grupo. En los casos que requieren criterio, como decidir si algo es inversión o reparación, la IA hace una propuesta e indica su grado de confianza.
A una persona solo le llegan las excepciones
Un tique sin cuadrar, una hora sin clasificar, una liquidación que no ha llegado al banco: la cola recoge el puñado de partidas que necesitan criterio. Lo rutinario y limpio se contabiliza solo, dentro de las reglas de aprobación.
Cada centro cuadra con el banco
Centro a centro, cada mañana: lo que el TPV dice que se cobró, lo que liquidó la pasarela de tarjetas y lo que entró en el banco. En Xero se contabiliza un asiento resumen; el detalle se puede seguir consultando en el BigQuery del grupo.
El trabajo del equipo técnico se convierte en activos, no en un agujero negro
Una aplicación para el equipo recoge horas, tiques y movimientos de piezas en el momento. La mano de obra y las piezas de cada instalación se acumulan como inmovilizado en curso y se activan al terminar, mientras el trabajo experimental queda apartado como candidato a I+D para el asesor.
Un vistazo por dentro
El prototipo funcional real. Todos los centros, proveedores, nombres y cifras que aparecen son sintéticos.
Cómo funciona en producción
Sin cambiar de herramientas
Xero sigue siendo la contabilidad oficial, Tanda sigue llevando los cuadrantes, Weel las tarjetas y el BigQuery del propio grupo sigue haciendo los informes. La consola los conecta; no sustituye a ninguno.
Reglas que decide el asesor contable
La lógica de imputación está en una tabla de reglas legible, acordada con el asesor contable del grupo, no enterrada en el código. Un proveedor no se contabiliza automáticamente hasta que su historial demuestra que se clasifica bien; los nuevos se siguen contabilizando a mano.
Aprueban las personas
La IA funciona con Claude sin retención de datos y nunca contabiliza nada por su cuenta. Lo que se marca como I+D sigue siendo solo candidato hasta que lo valora un asesor, y la declaración periódica de impuestos australiana sigue en manos del asesor contable.
Cómo se trasladaría a una empresa española
Impuestos y facturación
En una cadena española, las facturas de proveedores llegarían imputadas con su IVA soportado, listas para que el asesor prepare el modelo 303. La recaudación seguiría saliendo del TPV o del programa de facturación de cada centro, que tendría que cumplir, según el caso, el reglamento de sistemas de facturación (Verifactu); la consola tomaría los datos de ahí, sin sustituirlos.
El programa de contabilidad
Xero es lo habitual en Australia, no en España. Aquí habría que conectar la consola al programa que ya use el grupo, como Holded, Sage o a3, y esas conexiones no están hechas: serían parte del desarrollo. Activar las instalaciones propias encaja con lo que el Plan General de Contabilidad llama trabajos realizados por la empresa para su activo.
I+D+i y horas del equipo
Las partidas marcadas como candidatas apuntarían a la deducción por actividades de I+D+i del impuesto sobre sociedades, y quien decide si cumplen seguiría siendo el asesor. Las horas que el equipo técnico apunta en cada instalación podrían cruzarse con el registro de jornada que la empresa ya está obligada a llevar.
Lo que esta página no afirma
Ni porcentajes de retorno inventados ni reseñas anónimas de cinco estrellas. Es un prototipo funcional construido en días para dar forma a un desarrollo propuesto, y todas las conexiones que muestra (Xero, Tanda, Weel, los movimientos bancarios) están simuladas con datos sintéticos. Cuando un desarrollo así llega a producción, la sección de resultados lleva cifras reales, y no antes. La adaptación a España que describe esta página es una propuesta: este sistema no está funcionando en ninguna empresa española.
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¿Empiezas cada mañana volviendo a teclear los mismos datos?
Cuéntanos qué números revisa tu equipo a mano cada día. Si encaja, lo siguiente que verás es un prototipo funcional sobre tu propio flujo de trabajo, no una propuesta.